Neue Regeln für die Eigentümerversammlung

1. Die Ladung zur Eigentümerversammlung

Der Verwalter ist gem. § 24 Abs. 1 WEG als gesetzliches Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft grundsätzlich alleine zu der nur seinem pflichtgemäßen Ermessen unterliegenden Entscheidung über die Einladung einer Eigentümerversammlung befugt.

Die Regelung des § 24 Abs. 1 WEG besagt zwar nicht, dass die Eigentümerversammlung zwingend in der ersten Jahreshälfte abzuhalten wäre, allerdings ist das grundsätzliche Ermessen des Verwalters, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, dahingehend reduziert, als dass jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen ist.

Insofern besteht eine Rechtspflicht des Verwalters, mindestens einmal im Kalenderjahr eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

 

1. a) Erleichterte Aufforderung zur Ladung zu Eigentümerversammlungen

Ungeachtet der gem. § 24 Abs. 1 WEG geschuldeten jährlichen Eigentümerversammlung hat der Verwalter gem. § 24 Abs. 2 Alt. 1 WEG die Pflicht, weitere Eigentümerversammlung einzuberufen, sofern die Regelungen der Gemeinschaftsordnung dies vorsehen.

 

Darüber hinaus haben die Wohnungseigentümer gem. § 24 Abs. 2 Alt. 2 WEG die Möglichkeit, den Verwalter zur Abhaltung einer weiteren Eigentümerversammlung zu veranlassen, wenn es aus der Sicht der Wohnungseigentümer einen sachlichen Grund hierfür gibt.

Notwendig war nach dem bisher geltenden Recht indes, dass dies mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer (gerechnet nach Köpfen) vom Verwalter unter Angabe des Zwecks und der Gründe in Schriftform verlangten.

In der Praxis hat sich das Schriftformerfordernis allerdings als hinderlich und auch nicht zeitgemäß erwiesen. § 126 BGB bestimmt nämlich, dass dann, wenn durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist, diese nur eingehalten wird, wenn die zu errichtende Urkunde (d.h. das an den Verwalter zu richtende Schreiben) mit der eigenhändigen Namensunterschrift der Unterzeichnenden im Original versehen ist, weshalb Telefax, E-Mail, Kopien oder andere Formen der digitalen Übermittlung ausschieden.

 

Die Neufassung des § 24 Abs. 2 Alt. 2 WEG sieht daher vor, dass die Textform ausreicht.

Ist gesetzlich die Textform zugelassen, so reicht es gem. § 126b BGB u.a. aus, wenn eine Erklärung in digitaler Form abgegeben wird, da lediglich deren Speicherung und Reproduzierbarkeit gegeben sein müssen. Hiernach reicht eine elektronische Übermittlung per E-Mail oder Fax aus.

 

1. b) Ersatzberechtigte für die Ladung zur Eigentümerversammlung

Weigert sich der Verwalter, eine Eigentümerversammlung einzuladen und abzuhalten, obgleich er hierzu nach dem o.G. rechtlich verpflichtet ist oder fehlt ein Verwalter, so stellt sich die Frage, wer dann anstelle des Verwalters zur Eigentümerversammlung einladen darf, denn ansonsten ist die Eigentümerversammlung de facto handlungsunfähig.

 

Hierzu sah der bisherige § 24 Abs. 3 WEG a.F. eine ersatzweise Ladungsbefugnis des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreters vor.

Aufgrund der Fassung des bisherigen § 24 Abs. 3 WEG war allerdings ungeregelt, wer zur Versammlung einladen darf, wenn ein Verwaltungsbeirat fehlt oder dessen Vorsitzender bzw. Vertreter untätig bleiben. In diesen Fällen blieb, sofern nicht sämtliche Eigentümer sich mit der Einladung einer Eigentümerversammlung durch einen beliebigen Miteigentümer einverstanden erklärten, nur die Möglichkeit, dass sich ein Eigentümer durch das anzurufende zuständige Amtsgericht zur Einladung und Abhaltung einer Eigentümerversammlung ermächtigen lies.

 

Die aktuelle Fassung des § 24 Abs. 3 WEG schließt diese Lücke, indem zusätzlich durch Beschluss ein Wohnungseigentümer zur ersatzweisen Einberufung einer Eigentümerversammlung ermächtigt werden darf.

Diesen Beschluss sollten die Wohnungseigentümer nicht erst dann ins Auge fassen, wenn es schon zu spät ist. Rein vorsorglich kann und sollte ein solcher Beschluss als „Vorratsbeschluss“ getroffen werden.

 

1. c) Die Ladungsfrist

Nach dem bisherigen Rechtsstand betrug die Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens zwei Wochen.

Gemäß der Neufassung des § 24 Abs. 3 WEG ist nun mit einer Frist von mindestens drei Wochen, abgesehen von Fällen besonderer Dringlichkeit, zu laden.

Nach dem Willen des Gesetzgebers soll dadurch die Möglichkeit der Wohnungseigentümer verbessert werden, sich auf die Versammlung vorzubereiten.

 

In der Praxis wird sich nun häufig die Frage stellen, ob die neue Ladungsfrist von drei Wochen auch tatsächlich Anwendung findet, denn in der absoluten Mehrzahl aller Fälle enthält die Gemeinschaftsordnung der betreffenden Wohnungseigentümergemeinschaft eine abweichende Regelung, wonach die Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung auf ein oder zwei Wochen festgelegt wird.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass die gesetzlichen Vorschriften u.a. zu den Formalien der Einladung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen grundsätzlich abdingbar sind, also insbesondere durch Vereinbarung im Rahmen der Gemeinschaftsordnung abweichend vom Gesetz abgeändert werden können und die geänderten Vorschriften dann Vorrang vor den gesetzlichen Regelungen haben.

 

Hierzu regelt § 47 WEG, dass Vereinbarungen, die vor dem 1.12.2020 getroffen wurden und die von solchen Vorschriften dieses Gesetzes abweichen, die durch das WEMoG geändert wurden, einer Anwendung dieser Vorschriften in der vom 1.12.2020 an geltenden Fassung nicht entgegenstehen, soweit sich aus der Vereinbarung nicht ein anderer Wille ergibt, was allerdings im Regelfall nicht zunehmen sei.

 

Übersetzt heißt dies, dass aus der vom heutigen Gesetzestext (3 Wochen Ladungsfrist) abweichenden Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung (hier: 2 Wochen) hervorgehen muss, dass damit eine vom damaligen Gesetzestext abweichende Regelung getroffen werden sollte.

 

In aller Regel wiederholen aber die Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung nur den zur Zeit ihrer Errichtung ohnehin geltenden Gesetzesstand. Ist dies der Fall, so kann gem. § 47 WEG nicht angenommen werden, dass eine dauerhafte abweichende Regelung für die betreffende Wohnungseigentümergemeinschaft unabhängig davon, was jeweils das Gesetz regelt, getroffen werden sollte.

 

Sofern also im hier angegebenen Beispiel die im Zeitpunkt der Errichtung der Gemeinschaftsordnung geltende Fassung des WEG als Landungsfrist zwei Wochen vorsah, so handelt es sich beim dem Text der Gemeinschaftsordnung, die ebenfalls zwei Wochen vorsieht, nicht um eine Regelung, die eine dauerhaft vom Gesetz abweichende Regelung treffen wollte, sondern um eine bloße Wiederholung des Gesetzestextes.

Im Ergebnis gilt in solchen Fällen die neugeregelte Ladungsfrist von grundsätzlich mindestens drei Wochen.

 

2. Formalien der Eigentümerversammlung

In einer Eigentümerversammlung gefasste Beschlüsse sind nur wirksam bzw. rechtmäßig, wenn bestimmte Formalien eingehalten werden.

Da hierzu in der Vergangenheit eine Vielzahl gerichtlicher Auseinandersetzungen zu verzeichnen war, hat es sich der Gesetzgeber zum Ziel gesetzt, mit der Neuregelung des Wohnungseigentumsrechts auch einige der bisherigen formalen „Klippen“ der Abhaltung von Eigentümerversammlungen zu entschärfen.

 

1. a) Fortfall der Beschlussfähigkeit

Nach dem bislang geltenden Recht musste zur Beginn der Eigentümerversammlung (sowie auch während der Versammlung für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt) geprüft werden, ob überhaupt die gem. § 25 Abs. 3 WEG a.F. notwendige sog. Beschlussfähigkeit vorhanden war. Diese war nur gegeben, wenn in der Versammlung durch die anwesenden oder vertretenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten war. Wurden gleichwohl Beschlüsse gefasst, so waren diese ohne weiteres rechtswidrig und anfechtbar.

In der Praxis kam es bei entsprechendem Desinteresse der Wohnungseigentümer regelmäßig dazu, dass Eigentümerversammlungen mangels Beschlussfähigkeit nicht durchgeführt werden und zu einer sog. Wiederholungsversammlung eingeladen werden musste, die dann ohne Rücksicht auf die Anzahl der erschienenen oder vertretenen Stimmrechte beschlussfähig war.

 

Die o.g. Bestimmungen zur Beschlussfähigkeit sind im § 25 WEG n.F. nicht mehr enthalten, weshalb jede Eigentümerversammlung grundsätzlich ohne Rücksicht auf die Anzahl der anwesenden oder vertretenen Wohnungseigentümer bzw. deren Stimmrechte stets beschlussfähig ist.

 

Allerdings ist auch hier die Auslegungsregel des § 47 WEG mit Blick auf etwa vorgehende abweichende Vereinbarungen der Wohnungseigentümer in der Gemeinschaftsordnung zu beachten.

Enthält die Gemeinschaftsordnung lediglich eine Wiederholung des bislang geltenden Gesetzestextes (z.B.: „Die Versammlung ist nur beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten.“), so ist dem kein Wille zu entnehmen, eine dauerhafte vom jeweiligen Stand des WEG abweichende Regelung zu treffen und es gilt die neu eingeführte jederzeitige Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung.

Wird die Beschlussfähigkeit hingegen an besondere Voraussetzungen geknüpft (z.B.: „Die Versammlung ist nur beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer mehr als die 2/3 der Miteigentumsanteile vertreten.“), so gilt die Regelung der Gemeinschaftsordnung fort und verdrängt das neu geschaffene Recht.

1. b) Erleichterte Formvorschriften für Vollmachten

Nehmen Dritte an der Eigentümerversammlung teil, so ist der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der Eigentümerversammlung zu beachten, wonach teilnahmeberechtigt nur Wohnungseigentümer oder die von ihnen zulässigerweise bevollmächtigten Vertreter sind.

Dabei war anerkannt, dass der Verwalter als Versammlungsleiter (auch ohne Formvereinbarung in der Gemeinschaftsordnung) zur Sicherstellung der Nichtöffentlichkeit der Versammlung verpflichtet war, den Nachweis des Bestehens der Vertretungsmacht durch Vorlage einer Original-Vollmachtsurkunde gem. §§ 174 S. 1, 180 S. 1 BGB zu verlangen.

Dies führte in der Vergangenheit vielfach zu Streit, da die vorgelegten Vollmachtsurkunden regelmäßig nicht den o.g. Formerfordernissen (Schriftform) entsprachen.

 

Der Gesetzgeber hat durch die Neufassung des § 25 Abs. 3 WEG hier Abhilfe geschaffen, indem er angeordnet hat, dass ein Vollmachtsnachweis auch in Textform geführt werden kann. also auch, als Fax oder per E-Mail bzw. in digitaler Form.

 

Fraglich ist auch hier, wie mit abweichenden Regelungen der Gemeinschaftsordnung umzugehen ist.

Enthält die Gemeinschaftsordnung die Regelung, dass das Bestehen der Vollmacht durch entsprechende Vollmachtsurkunde in Schriftform nachzuweisen sei, so gilt hier vertretener Auffassung nach gleichwohl das neue Recht.

Zwar sehen mangels Regelung im WEG die Vorschriften des Vertretungsrechts des BGB (§§ 164 ff. BGB) keine besonderen Formzwang für Vollmachten voraus, mit Blick auf die bisherige Rechtsprechung war es jedoch Rechtsstand, dass eine Vollmacht in Schriftform nachgewiesen werden musste. Insofern enthält die Gemeinschaftsordnung, die Schriftform vorsieht, keine vom bisherigen Recht abweichende Regelung auf Dauer.

 

3. Die teil-digitale Eigentümerversammlung

Nach der früheren Gesetzeslage war ausschließlich vorgesehen, dass eine Eigentümerversammlung eine Präsenzversammlung darstellt, also eine Zusammenkunft körperlich anwesender natürlicher Personen. Abweichende Formen der Zusammenkunft wurden nicht als Eigentümerversammlung im Rechtssinne angesehen, weshalb eine Beschlussfassung rechtlich unwirksam, d.h. nichtig war.

 

Gem. § 23 Abs. 1 S. 2 WEG n.F. besteht jedoch nunmehr Beschlusskompetenz, dies mit einfacher Mehrheit zu lockern, nicht aber aufzuheben.

Auf dieser Grundlage kann beschlossen werden, dass einzelne Wohnungseigentümer im Wege elektronischer Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise ausüben können. Die Beschlusskompetenz ermöglicht es aber nicht, die Präsenzversammlung insgesamt zugunsten einer reinen Online-Versammlung abzuschaffen. Das Recht jedes Wohnungseigentümers, physisch an der Versammlung teilzunehmen, steht damit nicht zur Disposition der Mehrheit.

 

Zu einer solchen teil-virtuellen Eigentümerversammlung ist jedoch (mangels jeglicher Vorgaben des Gesetzgebers) zu regeln, wie eine solche Teilnahme der virtuellen Eigentümer oder deren Vertreter erfolgt, ob und wie Redebeiträge der virtuellen Eigentümer berücksichtigt werden, wie ein Verlassen der Eigentümerversammlung festgestellt wird und wie Abstimmungen durchgeführt werden.

 

Insbesondere über die konkret notwendige technische Ausgestaltung für die Online-Teilnahme müssen die Wohnungseigentümer beschließen.

Denn wenn sich die Gemeinschaft für die Eröffnung solcher Möglichkeiten entscheidet, so muss die Gemeinschaft auch die hierfür notwendigen Voraussetzungen schaffen.

Die notwendige Hard- und Software kann dabei von der Wohnungseigentümergemeinschaft angekauft oder gemietet werden.

 

4. Das neue Umlaufbeschlussverfahren

Anstelle einer teildigitalen oder Präsenzversammlung konnten die Wohnungseigentümer schon bislang gem. § 23 Abs. 3 WEG auf das sog. Umlaufbeschlussverfahren ausweichen.

Hiernach war auch ohne Versammlung ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Schriftform erklären.

 

Nachteilig an diesem Verfahren war allerdings, dass das Zustandekommen eines Beschlusses an hohe, in der Praxis zumeist nicht erfüllbare Anforderungen geknüpft war.

Nachteilig war am bisherigen Umlaufbeschlussverfahren, dass sämtliche Eigentümer (auch vom Stimmrecht ausgeschlossene) mitwirken und dem Beschluss in Schriftform (d.h., schriftliche Urkunde mit Originalunterschrift; E-Mail, Fax oder digitale Übermittlung reichten nicht aus) zustimmen mussten, weshalb dies rechtssicher in der Praxis nur bei kleinen oder sehr homogenen Gemeinschaften gelang.

Abzuraten war auch insbesondere von der positiven Verkündung eines schriftlichen Umlaufbeschlusses durch den Verwalter, wenn die gesetzlich erforderliche allseitige schriftliche Zustimmung nicht vorlag, da höchstrichterlich nicht entschieden und in Rechtsprechung und Literatur umstritten ist, ob überhaupt ein Beschluss zustande kam (sog. Nicht-Beschluss), der Beschluss nichtig oder (nur) rechtswidrig und anfechtbar war.

 

1. a) Umlaufbeschlussverfahren in Textform

Nach der Neufassung des § 23 Abs. 3 S. 1 WEG ist auch ohne Versammlung ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären.

Auf die oben bereits gemachten Erläuterungen ist Bezug zu nehmen. Somit reicht auch eine in elektronischer Form erklärte Zustimmung aus.

 

1. b) Umlaufbeschlussverfahren mit einfacher Mehrheit

Gem. der Neufassung des § 23 Abs. 3 S. 2 WEG hat der Gesetzgeber darüber hinaus zusätzlich versucht, einen weiteren Mangel des Umlaufverfahrens zu beheben: die Allstimmigkeit.

Gem. § 23 Abs. 3 S. 2 WEG können nun die Eigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.

 

Die Wohnungseigentümer können danach beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand auch im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt, was die Fassung eines allgemeinen oder „Vorratsbeschlusses“ ausschließt).

Die effektive Erleichterung besteht darin, im Einzelfall eine Wiederholungsversammlung zu einem bestimmten Beschlussgegenstand zu vermeiden, wenn die Versammlung, aus welchen Gründen auch immer, sich nicht zu einer abschließenden Entscheidung in der Lage sieht.

Möglich kann dies sein, weil Angebote oder zusätzliche Informationen fehlen.

In solchen Fällen blieb nichts anderes übrig, als eine Entscheidung auf eine kommende, gegebenenfalls außerordentliche Eigentümerversammlung, zu verschieben. Dies ist jetzt nicht mehr nötig.

 

Hier vertretener Auffassung nach kann die Regelung des § 23 Abs. 3 S. 2 WEG allerdings nicht dazu benutzt werden, über Beschlussgegenstände, die gar nicht auf der Tagesordnung der Versammlung standen, einen Umlaufsbeschluss mit den Erleichterungen der einfachen Mehrheitsentscheidung herbeizuführen. Ein solche Vorgehen wäre zwar nicht nichtig, aber rechtswidrig.